Ort, Datum, Unterschrift: So füllst du die Zeile richtig aus

Auf Formularen, Verträgen und Bewerbungen steht fast immer dieselbe Zeile: „Ort, Datum, Unterschrift“. Sie sieht harmlos aus, und trotzdem fragen sich viele, was genau hineingehört. Welches Datumsformat ist richtig? Ist der Ort dein Wohnort oder der Ort, an dem du gerade sitzt? Und was passiert, wenn du die Zeile leer lässt? Hier die Antworten, mit Beispielen zum Abschreiben.

Was gehört in die Zeile?

Die Zeile hat drei Teile, die zusammen einen klaren Zweck erfüllen: Sie zeigen, wo und wann du etwas erklärt hast und dass du es bist, der es erklärt.

• Ort: der Ort, an dem du unterschreibst.
• Datum: der Tag, an dem du unterschreibst.
• Unterschrift: dein eigenhändiger Namenszug, meist über dem gedruckten Namen. Was als eigenhändig gilt, erklärt Eigenhändige Unterschrift: Was zählt und was nicht?

Auf vielen Formularen steht unter der Linie „Ort, Datum“ und unter einer zweiten Linie „Unterschrift“. Ort und Datum schreibst du dann links, die Unterschrift rechts oder darunter.

Das richtige Format für Ort und Datum

Üblich ist der Ort, ein Komma und das Datum. Die Schreibregeln für Geschäftsbriefe in Deutschland stehen in der DIN 5008. Sie lässt das deutsche numerische Datum zu: Tag, Monat, Jahr, mit Punkten getrennt¹. Daneben gibt es die Schreibung mit ausgeschriebenem Monat und das internationale Format nach ISO 8601 (Jahr, Monat, Tag)¹.

Format	Beispiel	Wann?
Numerisch mit Punkten	Berlin, 04.10.2026	Standard auf Formularen und Briefen
Numerisch, ohne führende Null	Berlin, 4.10.2026	Auch verständlich, weniger einheitlich
Monat ausgeschrieben	Berlin, 4. Oktober 2026	Anschreiben, Briefe, förmliche Texte
ISO 8601	Berlin, 2026-10-04	Technische Dokumente, nicht für Bewerbungen

Kurz gesagt: Berlin, 04.10.2026 oder Berlin, 4. Oktober 2026. Beide sind richtig. Wähle eine Form und bleib innerhalb eines Dokuments dabei. Achte außerdem darauf, dass das Jahr vierstellig ist: „04.10.26“ ist missverständlich, auch wenn es meist verstanden wird.

Was ist der Ort, und was ist, wenn er nicht passt?

Der Ort ist der Ort, an dem du unterschreibst. Das ist nicht zwingend dein Wohnort. Sitzt du im Zug oder im Urlaub, wenn du den Vertrag unterschreibst, ist das streng genommen der Ort der Unterschrift. In der Praxis geben die allermeisten ihren Wohn- oder Arbeitsort an, weil sie zu Hause oder im Büro unterschreiben.

Beim eigenhändigen Testament kommt es genauer darauf an. Der Erblasser soll angeben, zu welcher Zeit (Tag, Monat und Jahr) und an welchem Orte er die Erklärung niedergeschrieben hat². Das Gesetz sagt „soll“ und nicht „muss“, aber wer sauber arbeiten will, hält sich daran. Auch die Unterschrift im Testament soll Vor- und Familiennamen enthalten².

Was tun, wenn das Feld fehlt oder leer geblieben ist?

• Formular hat kein Feld: Schreib Ort und Datum trotzdem über deine Unterschrift, wenn Platz ist. Nötig ist es nicht, wenn das Dokument selbst ein Datum trägt.
• Du hast das Datum vergessen: Trag es nicht nachträglich mit dem alten Datum ein. Setz das heutige Datum ein oder ergänze es mit Vermerk („nachgetragen am ...“).
• Die Gegenseite hat es vergessen: Ein Vertrag wird nicht automatisch ungültig, nur weil Ort und Datum fehlen. Wichtiger ist, dass die Unterschrift da ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, zählt die eigenhändige Namensunterschrift³, nicht die Datumszeile.

Darf man zurückdatieren?

Das ist die heikle Frage. Zunächst: Das Datum soll den Tag nennen, an dem du unterschreibst. Wer ein früheres Datum einträgt, obwohl er heute unterschreibt, gibt etwas Falsches an. Je nach Zweck kann das harmlos sein oder ernste Folgen haben.

• Harmlos: Zwei Parteien schreiben ausdrücklich in den Vertrag, dass er rückwirkend zum 1. Oktober gelten soll („gültig ab“). Das ist keine Rückdatierung der Unterschrift, sondern eine Regelung des Beginns. Das Unterschriftsdatum bleibt das echte.
• Riskant: Du setzt ein falsches Unterschriftsdatum ein, um Fristen zu wahren, Ansprüche vorzutäuschen oder Dritte zu täuschen. Wer zur Täuschung im Rechtsverkehr eine Urkunde verfälscht oder eine unechte herstellt, riskiert eine Strafe wegen Urkundenfälschung (§ 267 StGB, bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe)⁴.

Unser Rat: Schreib das Datum, an dem du wirklich unterschreibst. Soll etwas für einen früheren Zeitraum gelten, steht das als Vertragsklausel im Text, nicht in der Datumszeile. Bei Verträgen mit Fristen oder Geld lass dich im Zweifel beraten.

Digitale Formulare und PDFs

In digitalen Formularen füllst du Ort und Datum meist als Textfeld aus. Viele PDF-Programme und Portale setzen das Datum beim Unterschreiben selbst ein. Dann ist das Datum das Systemdatum, und du musst nichts schreiben.

1. Trag den Ort in das Textfeld ein, am besten genauso wie sonst (zum Beispiel „Hamburg“).
2. Trag das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein, wenn kein Datumsfeld es vorgibt.
3. Füg deine Unterschrift als Bild über der Linie ein. Die Anleitung steht in Unterschrift in PDF einfügen.
4. Speichere die Datei und prüf, ob die Unterschrift nicht über Text oder Linie hinausragt.

Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Für Bewerbungen, Anträge oder Bestellformulare reicht es meist, für Verträge mit Schriftformerfordernis nicht.

Wo genau steht die Zeile?

Auf Formularen ist die Position meist vorgegeben. Wenn du selbst ein Schreiben aufsetzt, gelten diese Regeln:

• Brief: Das Datum steht oben rechts im Informationsblock oder in der Bezugszeichenzeile, die Unterschrift unter der Grußformel. Eine eigene Zeile „Ort, Datum, Unterschrift“ brauchst du nur bei Erklärungen und Formularen.
• Vertrag: Am Ende des Textes, bei zwei Parteien nebeneinander. Jede Partei hat ihre eigene Zeile.
• Vollmacht oder Einverständnis: Unter dem Text, mit Ort, Datum und gedrucktem Namen darunter, damit klar ist, wer unterschrieben hat.
• Bewerbung: Am Ende von Anschreiben und Lebenslauf, mit gleichem Ort und Datum.

Schreib Ort und Datum mit demselben Stift wie die Unterschrift, ohne Pause dazwischen. Das wirkt einheitlich und lässt wenig Raum für Zweifel, ob die Angaben später ergänzt wurden. Lass die Unterschrift nicht in die Zeile darüber hineinragen, sonst werden Datum oder Text schwer lesbar.

Richtig und falsch: Beispiele

Richtig	Falsch	Warum?
Köln, 04.10.2026	04.10.2026, Köln	Reihenfolge: erst Ort, dann Datum
Köln, 04.10.2026	Köln 04.10.26	Komma fehlt, Jahr unvollständig
München, 4. Oktober 2026	München, 4. 10. 2026.	Mischform und Schlusspunkt
Wien, 04.10.2026	Oktober 2026	Es fehlen Ort und Tag
Hamburg, 04.10.2026 (Unterschrift darunter)	Unterschrift über Ort und Datum	Die Unterschrift gehört unter die Angabe oder daneben

Für Eilige: Spickzettel

1. Schreib den Ort, an dem du gerade unterschreibst.
2. Setz ein Komma und das heutige Datum dahinter (TT.MM.JJJJ).
3. Unterschreib eigenhändig in einem Zug, über oder neben der Linie.
4. Prüf, ob alle Angaben lesbar sind, bevor du das Dokument aus der Hand gibst.

Häufige Fragen aus der Praxis

Muss ich auch bei einer E-Mail Ort und Datum angeben?

Nein. Eine E-Mail trägt ihr Sendedatum automatisch. Ort und Datum brauchst du nur dort, wo ein Formular oder eine Vorlage die Zeile vorsieht.

Was gilt, wenn ich im Ausland unterschreibe?

Dann ist der Ort der Ort im Ausland, an dem du bist, zum Beispiel „Lissabon, 04.10.2026“. Das Datumsformat bleibt gleich. Verlangt die Empfängerseite eine Beglaubigung, siehe Unterschrift beglaubigen lassen.

Soll ich die Uhrzeit dazuschreiben?

Nur wenn es auf die Reihenfolge am selben Tag ankommt, etwa bei Fristen. Sonst genügt das Datum.

Sonderfälle

• Bewerbung: Ort und Datum im Anschreiben und im Lebenslauf gleich halten. Mehr dazu in Unterschrift im Lebenslauf.
• Handzeichen oder Kürzel: Wenn nur ein Kürzel verlangt ist, siehe Paraphe und Handzeichen.
• Mehrere Unterschreibende: Jeder trägt Ort, Datum und Unterschrift ein. Unterschreiben sie an verschiedenen Tagen, stehen auch verschiedene Daten da.
• Prüfung und Behörde: Halte dich an das vorgegebene Muster, Abweichungen können zur Rückfrage führen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Bei wichtigen Verträgen frag eine Anwältin, einen Anwalt oder eine Beratungsstelle.

Häufige Fragen

Wie schreibt man Ort und Datum richtig?

Ort, Komma, Datum: zum Beispiel „Berlin, 04.10.2026“ oder „Berlin, 4. Oktober 2026“. Beide Formen sind üblich und nach DIN 5008 zulässig.

Ist der Ort mein Wohnort?

Nicht zwingend. Gemeint ist der Ort, an dem du unterschreibst. In der Praxis ist das meist Wohn- oder Arbeitsort.

Darf ich Ort und Datum nachtragen?

Besser nicht mit einem früheren Datum. Trag das aktuelle Datum ein oder vermerke, dass die Angabe nachgetragen wurde. Ein falsches Datum zur Täuschung kann als Urkundenfälschung gelten.

Ist ein Vertrag ohne Datum ungültig?

Nicht automatisch. Entscheidend ist, dass die nötige Form eingehalten ist. Bei der gesetzlichen Schriftform ist das die eigenhändige Namensunterschrift. Das Datum ist in aller Regel Beweismittel, keine Voraussetzung.

Gilt das auch für digitale Formulare?

Ja, die Angaben sind dieselben. Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist aber keine qualifizierte elektronische Signatur.

Quellen

1. 1Wikipedia: DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln) (de.wikipedia.org)
2. 2§ 2247 BGB, Eigenhändiges Testament (gesetze-im-internet.de)
3. 3§ 126 BGB, Schriftform (gesetze-im-internet.de)
4. 4§ 267 StGB, Urkundenfälschung (gesetze-im-internet.de)