Unterschrift beglaubigen lassen: Wo, wie und was es kostet

Manche Dokumente werden nur akzeptiert, wenn jemand bestätigt, dass die Unterschrift wirklich von dir stammt. Das nennt man Beglaubigung. Es gibt aber mehrere Arten, und sie sind nicht austauschbar. Hier erfährst du, welche Stelle wofür zuständig ist, was du mitbringen musst und was es kostet.

Was bedeutet „Unterschrift beglaubigen“?

Bei der Beglaubigung bestätigt eine Amtsperson, dass die Unterschrift echt ist, also von der Person stammt, die sich ausweist. Den Inhalt des Dokuments prüft sie dabei nicht. Das unterscheidet die Beglaubigung von der Beurkundung, bei der der Notar den Inhalt mit dir bespricht und den Text verantwortet.

Öffentliche, amtliche Beglaubigung und Beurkundung

Art	Wer?	Wofür?	Was wird bestätigt?
Öffentliche Beglaubigung	Notar	Wenn das Gesetz sie verlangt, etwa bei Handelsregister- oder Grundbuchanmeldungen	Echtheit der Unterschrift
Amtliche Beglaubigung	Behörde, oft die Gemeinde oder das Bürgeramt	Zur Vorlage bei einer anderen Behörde	Echtheit der Unterschrift
Notarielle Beurkundung	Notar	Etwa Grundstückskauf	Inhalt und Unterschrift

Öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB

Schreibt das Gesetz die öffentliche Beglaubigung vor, muss die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift von einem Notar beglaubigt werden¹. Typisch ist das zum Beispiel bei Anmeldungen zum Grundbuch oder Handelsregister.

Amtliche Beglaubigung nach § 34 VwVfG

Bestimmte Behörden dürfen Unterschriften beglaubigen, wenn das Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle benötigt wird. Nicht zulässig ist das bei Unterschriften ohne zugehörigen Text und bei Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung nach § 129 BGB bedürfen². Wo das Gesetz eine öffentliche Beglaubigung verlangt, musst du also zum Notar.

Wo kannst du eine Unterschrift beglaubigen lassen?

• Notar: Für alle Fälle, auch wenn das Gesetz die öffentliche Beglaubigung verlangt.
• Bürgeramt oder Gemeinde: Für die amtliche Beglaubigung zur Vorlage bei Behörden. Frag vorher nach, ob die Stelle bei euch beglaubigt.
• Ortsgericht (Hessen): In Hessen können Ortsgerichte beglaubigen. Das ist eine hessische Besonderheit.
• Betreuungsbehörde: Sie beglaubigt Unterschriften und Handzeichen auf Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen von natürlichen Personen³.

Beispiele: Wofür brauchst du die Beglaubigung?

• Vorsorgevollmacht: Eine Beglaubigung durch die Betreuungsbehörde oder den Notar macht sie im Rechtsverkehr belastbarer, etwa gegenüber Banken.
• Handelsregister und Grundbuch: Anmeldungen müssen öffentlich beglaubigt sein.
• Ausländische Behörden und Hochschulen: Manche fordern beglaubigte Unterschriften zur Vorlage.
• Ausschlagung oder Verzicht: Je nach Erklärung verlangt das Gesetz eine Beglaubigung oder Beurkundung.

Ob bei dir eine Beglaubigung gebraucht wird, steht in der Regel auf dem Formular oder in der Aufforderung der Stelle. Frag dort ruhig nach, welche Art gemeint ist, bevor du einen Termin buchst.

Beglaubigung der Unterschrift ist nicht die Beglaubigung einer Kopie

Wenn eine Stelle eine „beglaubigte Kopie“ verlangt, ist etwas anderes gemeint: Hier bestätigt jemand, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt. Das ist keine Unterschriftsbeglaubigung. Beides kostet unterschiedlich viel und wird oft von verschiedenen Stellen erledigt.

Was du mitbringen musst

1. Gültigen Personalausweis oder Reisepass. Der Beglaubigende muss deine Identität feststellen.
2. Das Dokument, aber unterschreibe es noch nicht. Unterschrieben wird vor Ort, oder du bestätigst deine Unterschrift dort.
3. Kopie bei Bedarf: Frag nach, ob du das Original oder eine Kopie brauchst.
4. Termin: Beim Notar und bei vielen Ämtern ist eine Terminvereinbarung nötig.

Der Ablauf ist kurz: Du weist dich aus, unterschreibst oder bestätigst deine Unterschrift, und der Beglaubigende setzt seinen Vermerk mit Siegel auf das Dokument.

Was kostet die Beglaubigung?

Beim Notar richtet sich die Gebühr nach dem Kostenverzeichnis des GNotKG. Für die Beglaubigung einer Unterschrift ohne Entwurf (KV 25100) fällt eine Gebühr von 0,2 an, mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro, dazu kommen Umsatzsteuer und Auslagen⁴. Bei der Betreuungsbehörde kostet die Beglaubigung auf einer Vorsorgevollmacht 10 Euro³, wobei die Länder die Höhe per Verordnung ändern können. Die Gebühr bei Gemeinden und Ämtern legt die jeweilige Stelle fest, frag vorher nach.

Plane also je nach Stelle zwischen etwa 10 und 70 Euro ein, zuzüglich Umsatzsteuer beim Notar. Hat der Notar den Entwurf gefertigt, gelten andere Gebühren.

Online beglaubigen per Video

Seit der Digitalisierungsrichtlinie gibt es die elektronische Beglaubigung. Nach § 40a BeurkG kann ein Notar eine qualifizierte elektronische Signatur per Videokommunikation beglaubigen, wenn das Gesetz diesen Weg für den Fall zulässt⁵. Die Möglichkeit gilt also nicht für jedes Dokument, und der Notar darf ablehnen, wenn er die Identität nicht sicher feststellen kann⁵. Erkundige dich vorab, ob dein Anliegen dazugehört. Wie die QES funktioniert, steht im Beitrag über die qualifizierte elektronische Signatur.

Notar oder Amt: Was passt zu dir?

Die amtliche Beglaubigung ist meist günstiger und schneller, taugt aber nur, wenn das Papier bei einer Behörde oder einer sonstigen Stelle vorgelegt werden soll². Der Notar ist die sichere Wahl, wenn du unsicher bist, welche Form verlangt wird, oder wenn das Gesetz die öffentliche Beglaubigung vorschreibt. Er kann dich zudem zur Form beraten, was bei einem Amt nicht zu den Aufgaben gehört.

• Zur Vorlage bei einer Behörde (zum Beispiel Ausbildungs- oder Antragsunterlagen): oft reicht die Gemeinde.
• Immobilien, Register, Gesellschaften: Notar.
• Vorsorgevollmacht: Betreuungsbehörde für 10 Euro oder Notar, wenn du zugleich beraten werden willst.

Beglaubigt wird nur eine Unterschrift unter einem Text. Ein leeres Blatt mit deiner Unterschrift bekommst du nicht beglaubigt, auch das ist ausdrücklich ausgeschlossen². Das schützt dich davor, dass jemand später einen Text über deine Unterschrift setzt.

Schritt für Schritt: So gehst du vor

1. Kläre, welche Art der Beglaubigung verlangt wird (öffentlich, amtlich, oder Beurkundung).
2. Such die zuständige Stelle und frag nach Termin, Gebühr und Zahlungsart.
3. Bereite das Dokument vor, aber unterschreibe noch nicht.
4. Geh mit Ausweis zum Termin, unterschreibe vor Ort oder bestätige deine Unterschrift.
5. Lass dir den Beglaubigungsvermerk aufs Dokument setzen und bezahle die Gebühr.
6. Prüfe vor dem Verlassen, dass Name, Datum und Siegel stimmen.

Sonderfall: Wer nicht unterschreiben kann

Auch wer wegen einer Erkrankung oder Behinderung nicht schreiben kann, kann eine Beglaubigung bekommen. Nach § 7 BtOG ist die Betreuungsbehörde ausdrücklich auch für Handzeichen zuständig³. Bei Notaren gibt es dafür eigene Regeln; sprich den Fall vorher am Telefon durch, damit der Termin nicht scheitert.

Wie lange ist eine Beglaubigung gültig?

Das Gesetz kennt für die Beglaubigung der Unterschrift selbst keine feste Verfallsfrist. Empfänger wie Banken, Ämter oder Ausländische Stellen verlangen aber manchmal, dass die Beglaubigung nicht älter als einige Monate ist. Lies deshalb die Anforderung der Stelle genau und lass die Beglaubigung erst kurz vor der Abgabe machen. Auch ein neuer Name nach der Heirat oder ein geänderter Ausweis kann dazu führen, dass du neu beglaubigen lassen musst.

Häufige Fehler

• Dokument schon vorher unterschrieben, obwohl du vor dem Beglaubigenden unterschreiben sollst.
• Zur Gemeinde gegangen, obwohl das Gesetz die öffentliche Beglaubigung durch den Notar verlangt.
• Abgelaufenen Ausweis dabeigehabt.
• Beglaubigung mit Beurkundung verwechselt und Inhaltsprüfung erwartet.

Mehr dazu, was als eigenhändige Unterschrift zählt und was die Beglaubigung überhaupt bestätigt, steht im verlinkten Ratgeber.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Gebühren und Zuständigkeiten ändern sich; prüfe sie vor dem Termin bei der zuständigen Stelle.

Häufige Fragen

Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?

Beim Notar, für die amtliche Beglaubigung bei Gemeinde oder Bürgeramt, in Hessen auch beim Ortsgericht, und für Vorsorgevollmachten bei der Betreuungsbehörde.

Was kostet eine Unterschriftsbeglaubigung?

Beim Notar 20 bis 70 Euro zuzüglich Umsatzsteuer (KV 25100 GNotKG). Bei der Betreuungsbehörde 10 Euro. Gemeinden setzen ihre Gebühr selbst fest.

Was muss ich mitbringen?

Einen gültigen Personalausweis oder Reisepass und das noch nicht unterschriebene Dokument.

Prüft der Notar den Inhalt des Dokuments?

Bei der Beglaubigung nein, er bestätigt nur die Echtheit der Unterschrift. Den Inhalt prüft er nur bei der Beurkundung.

Kann ich online beglaubigen lassen?

Teilweise. Nach § 40a BeurkG kann ein Notar eine qualifizierte elektronische Signatur per Video beglaubigen, aber nur, wenn das Gesetz es zulässt.

Quellen

1. 1§ 129 BGB, Öffentliche Beglaubigung (gesetze-im-internet.de)
2. 2§ 34 VwVfG, Beglaubigung von Unterschriften (gesetze-im-internet.de)
3. 3§ 7 BtOG, Beglaubigung und Gebühr (gesetze-im-internet.de)
4. 4GNotKG, Anlage 1 (Kostenverzeichnis), KV 25100 (gesetze-im-internet.de)
5. 5§ 40a BeurkG, Elektronische Beglaubigung (gesetze-im-internet.de)