Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Was ist das?

Digitale Unterschrift, elektronische Signatur, QES: Die Begriffe werden oft durcheinandergeworfen, rechtlich sind sie aber weit voneinander entfernt. Nur eine Stufe steht der handschriftlichen Unterschrift gleich. Hier erfährst du, was die qualifizierte elektronische Signatur ist, wann du sie brauchst, wie du an eine kommst und warum ein eingefügtes Bild deiner Unterschrift etwas ganz anderes ist.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die QES ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht¹. Der Begriff stammt aus der EU-Verordnung eIDAS (Art. 3 Nr. 12). Nach Art. 25 Abs. 2 hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift¹. Die Bundesnetzagentur beschreibt sie entsprechend als gleichgestellt mit der händischen Unterschrift².

In Deutschland ist die elektronische Form in § 126a BGB geregelt: Soll die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen³. Die Schriftform selbst verlangt die eigenhändige Unterschrift auf Papier⁴.

Die drei Stufen im Vergleich

Stufe	Was es ist	Beispiel	Ersetzt Schriftform?
Einfache elektronische Signatur	Beliebige Daten, die einem Dokument beigefügt oder mit ihm verknüpft sind	Getippter Name unter einer E-Mail, eingefügtes Bild der Unterschrift	Nein
Fortgeschrittene elektronische Signatur	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, erkennt spätere Änderungen, unter seiner alleinigen Kontrolle	Signaturverfahren mit persönlicher Anmeldung	Nein
Qualifizierte elektronische Signatur	Fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat, geprüfter Identität und zertifizierter Signaturerstellungseinheit	Signatur über Chipkarte oder Fernsignatur	Ja, nach § 126a BGB

Die Stufen bauen aufeinander auf. Alle drei sind rechtlich nicht wertlos: Eine elektronische Signatur darf nach eIDAS nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist¹. Der Unterschied liegt in der Beweiskraft und darin, ob sie eine gesetzliche Form erfüllt.

Wann brauchst du eine QES?

Die meisten Verträge sind formfrei, dort reicht eine Zustimmung per Mail. Du brauchst eine QES nur, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form zugelassen ist, oder wenn ein Vertragspartner oder eine Behörde sie ausdrücklich fordert.

Wo die elektronische Form ausgeschlossen ist

In einigen Fällen hilft auch eine QES nicht, weil das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich ausschließt:

• Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis: „die elektronische Form ist ausgeschlossen“⁵. Hier brauchst du Papier und Kuli.
• Bürgschaftserklärung: Die Erteilung in elektronischer Form ist ausgeschlossen⁶.

Es gibt weitere Fälle, etwa beim handschriftlichen Testament. Wenn du unsicher bist, frag die Stelle, die das Dokument verlangt.

Warum die QES mehr Beweiskraft hat

Die QES soll sicherstellen, dass das Dokument vom Unterzeichner stammt und nach dem Signieren nicht verändert wurde. Dazu prüft der Anbieter deine Identität, bevor er dir ein Zertifikat ausstellt, und die Signatur wird mathematisch mit dem Dokument verknüpft. Wird das Dokument später geändert, schlägt die Prüfung fehl. Bei einer einfachen Signatur gibt es diese Garantien nicht: Ein Bild lässt sich kopieren, und in einem Streit musst du beweisen, dass es von dir kommt.

• Identität: Der Anbieter hat dich vor der Ausstellung geprüft.
• Integrität: Jede nachträgliche Änderung am Dokument wird erkannt.
• Zuordnung: Das Zertifikat gehört eindeutig dir.
• Haftung: Qualifizierte Anbieter unterliegen EU-weit einer Aufsicht.

Typische Einsatzfälle

Im Alltag begegnet dir die QES vor allem bei Verträgen, die nicht in Papierform vorliegen sollen, aber Schriftform brauchen, zum Beispiel manche Verträge im Geschäftsverkehr, behördliche Eingaben oder Dokumente, die du an Behörden oder Gerichte sendest. Für private Alltagsfälle wie Mietbestätigung, Bestellung oder Anmeldung ist sie in der Regel nicht nötig.

Damit du keinen Aufwand verschwendest, lohnt eine einfache Prüfung vor dem Kauf:

1. Steht im Gesetz oder Vertrag „Schriftform“? Wenn nein, brauchst du keine QES.
2. Ist die elektronische Form für diesen Fall ausgeschlossen? Dann hilft auch die QES nicht.
3. Verlangt die Stelle ausdrücklich eine qualifizierte Signatur? Dann brauchst du eine.
4. Wie oft wirst du signieren? Bei einmaligem Bedarf lohnt sich meist ein einfacher Tarif, bei häufigem Bedarf ein Abo oder eine Karte.

QES in der Praxis: Wie erkennst du sie?

Ein signiertes PDF zeigt dir in gängigen PDF-Programmen ein Signaturfeld oder eine Leiste, in der Gültigkeit und Zertifikat angezeigt werden. Ein bloßes Unterschriftsbild erzeugt so eine Anzeige nicht. Wenn du ein Dokument erhältst, das „unterschrieben“ aussieht, aber keine Signaturinformation enthält, ist es mit hoher Wahrscheinlichkeit nur eine einfache Signatur.

Chipkarte oder Fernsignatur?

• Chipkarte und Kartenleser: Das Zertifikat liegt auf einer Karte. Du brauchst Leser und Software und bist an deinen Rechner gebunden.
• Fernsignatur: Der Anbieter verwaltet den Schlüssel. Du bestätigst jede Signatur über ein zweites Gerät und kannst von Handy oder Rechner aus unterschreiben.

Welche Variante besser passt, hängt von der Häufigkeit ab. Für gelegentliche Verträge ist die Fernsignatur meist bequemer.

Gilt die QES auch im Ausland?

Qualifizierte Signaturen, die in einem EU-Mitgliedstaat erstellt wurden, müssen nach eIDAS in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte Signatur anerkannt werden¹. Das gilt für Signaturen, nicht für die Frage, ob ein bestimmter Vertrag eine Form braucht: Das richtet sich weiter nach dem jeweils anwendbaren Recht. Außerhalb der EU kommt es auf das Land an.

Was die QES nicht ist

Eine QES ist weder ein Foto deiner Unterschrift noch ein Passwort für ein Portal. Auch das Häkchen „Ich stimme zu“ oder eine Unterschrift per Finger auf dem Tablet ist in der Regel nur eine einfache oder fortgeschrittene Signatur. Erst wenn ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter das Zertifikat ausgestellt hat und die Signatur mit zertifizierter Technik erstellt wurde, ist sie qualifiziert.

So bekommst du eine QES

Eine QES gibt es nur über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Die Bundesnetzagentur führt die Anbieter in Deutschland auf ihrer Infoseite zu den Vertrauensdiensten², europaweit zeigt der Trusted List Browser der EU-Kommission alle qualifizierten Anbieter⁷. Wähle nur aus diesen Listen, nicht nach der Werbung einer Webseite.

1. Anbieter aussuchen und in der Vertrauensliste prüfen, dass er für qualifizierte Zertifikate geführt wird.
2. Identität nachweisen: Je nach Anbieter geht das per Videoident, mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises oder in einer Filiale.
3. Zertifikat und Verfahren wählen: Chipkarte mit Kartenleser oder Fernsignatur (Zertifikat liegt beim Anbieter, du bestätigst über ein zweites Gerät).
4. Dokument unterzeichnen: meist als PDF; die Signatur wird fest mit dem Dokument verbunden.
5. Signatur prüfen: Der Empfänger kann die Gültigkeit mit einer Prüfsoftware kontrollieren.

Was kostet eine QES?

Das hängt vom Anbieter ab: Manche berechnen eine einmalige Gebühr für Zertifikat und Identifizierung, andere ein Abo oder pro Signatur. Verbindliche Zahlen nennt die Bundesnetzagentur nicht, deshalb nennen wir hier keine Preise. Vergleiche Angebote und achte auf Laufzeit und Verlängerung.

Digitale Unterschrift rechtsgültig? Das gilt für Bilder

Ein Bild deiner Unterschrift, das du in ein PDF oder Word-Dokument einfügst, ist eine einfache elektronische Signatur. Das gilt auch für Dateien aus unserem Werkzeug. Sie ist erlaubt und praktisch für Briefe, Anmeldungen und Formulare, bei denen keine Form vorgeschrieben ist. Wo Schriftform gilt, reicht sie nicht: Dort brauchst du die Unterschrift mit Kuli oder, wo erlaubt, eine QES.

Wie du das Bild sauber einfügst, steht im Ratgeber Unterschrift in PDF einfügen. Was rechtlich als eigenhändige Unterschrift gilt, erklärt der nächste Artikel, und wenn eine Behörde oder ein Notar mehr verlangt, hilft dir der Beitrag zum Beglaubigen der Unterschrift.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Welche Form für dein Dokument gilt, hängt vom Einzelfall ab.

Häufige Fragen

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit qualifiziertem Zertifikat und zertifizierter Signaturerstellungseinheit. Sie hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Ist meine eingescannte Unterschrift eine QES?

Nein. Ein Bild deiner Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur und ersetzt keine Schriftform.

Wo bekomme ich eine QES?

Bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter. Die Anbieter findest du in der Liste der Bundesnetzagentur und im EU-Trusted-List-Browser.

Reicht die QES immer statt der Unterschrift?

Nein. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Bürgschaftserklärung ist die elektronische Form ausgeschlossen.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Für formfreie Erklärungen ja, auch als einfache Signatur. Wo Schriftform gilt, brauchst du Papier oder eine QES.

Quellen

1. 1Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 3 und 25 (eur-lex.europa.eu)
2. 2Bundesnetzagentur: Häufige Fragen zu elektronischen Vertrauensdiensten (elektronische-vertrauensdienste.de)
3. 3§ 126a BGB, Elektronische Form (gesetze-im-internet.de)
4. 4§ 126 BGB, Schriftform (gesetze-im-internet.de)
5. 5§ 623 BGB, Schriftform der Kündigung (gesetze-im-internet.de)
6. 6§ 766 BGB, Schriftform der Bürgschaftserklärung (gesetze-im-internet.de)
7. 7EU-Kommission: Trusted List Browser (eidas.ec.europa.eu)