Unterschrift in Word einfügen: so geht es, auch in Google Docs und Pages

Ein Bewerbungsschreiben, eine Vollmacht, ein Angebot: Wer Briefe in Word schreibt, will die Unterschrift oft gleich mit drin haben. Das geht in einer Minute, wenn du deine Unterschrift als transparentes Bild hast. Hier steht, wie du sie einfügst, so speicherst, dass sie beim nächsten Brief mit zwei Klicks wieder da ist, und was eine Signaturzeile ist. Am Ende die Wege für Google Docs und Pages.

Was du brauchst

Microsoft empfiehlt, die Unterschrift auf Papier zu schreiben, einzuscannen und als BMP, GIF, JPG oder PNG zu speichern¹. Nimm PNG mit transparentem Hintergrund, sonst liegt ein weißer Kasten über Linien und Text.

Unterschrift als Bild in Word einfügen

1. Den Cursor dorthin setzen, wo die Unterschrift hin soll.
2. Einfügen > Bilder > Dieses Gerät wählen und dein PNG öffnen¹.
3. Das Bild über die Ecken auf eine natürliche Größe ziehen. Als Faustregel: so breit wie etwa vier bis fünf Zentimeter auf dem Ausdruck.
4. Im Register Bildformat unter Textumbruch die Option Vor den Text wählen. Dann kannst du die Unterschrift frei verschieben, auch leicht über die Linie oder den gedruckten Namen, wie bei einer echten Unterschrift.
5. Darunter deinen Namen tippen, bei Bedarf Funktion und Datum.

Als Schnellbaustein speichern und wiederverwenden

Damit du die Unterschrift nicht jedes Mal neu suchen und skalieren musst, speicherst du sie samt Namen als AutoText. Microsoft nennt das „Signaturblock als AutoText speichern“²:

1. Unterschriftsbild und getippten Namen zusammen markieren.
2. Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern wählen.
3. Einen Namen vergeben, etwa „Unterschrift“, und unter Katalog den Eintrag AutoText wählen. Mit OK bestätigen.
4. Beim nächsten Brief: Einfügen > Schnellbausteine > AutoText und den Eintrag anklicken.

Was ist eine Signaturzeile in Word?

Unter Einfügen > Signaturzeile fügt Word eine mit einem X versehene Linie ein, „um zu zeigen, wo ein Dokument unterschrieben werden soll“, samt Feldern für Name und Titel des Unterzeichners². Das ist eine Vorlage für jemand anderen, der unterschreiben soll. Für deine eigene Unterschrift unter einem Brief brauchst du sie nicht. Eine einfache Linie zum handschriftlichen Unterschreiben auf dem Ausdruck bekommst du auch mit ein paar Unterstrichen.

Google Docs

In Google Docs kannst du ein PNG genauso einfügen: Einfügen > Bild > Vom Computer hochladen. Danach unter den Bildoptionen Vor dem Text wählen, damit es frei verschiebbar ist.

Alternativ kannst du die Unterschrift zeichnen: Einfügen > Zeichnung > Neu³, dann in der Symbolleiste beim Linienwerkzeug Kritzeln wählen und mit der Maus unterschreiben. Mit der Maus wird das allerdings selten schön.

In bestimmten bezahlten Google-Workspace-Tarifen gibt es zusätzlich Tools > E-Signatur. Damit schickst du Dokumente an bis zu 10 Personen zur Unterschrift und bekommst ein PDF mit Prüfprotokoll. Für kostenlose private Google-Konten ist die Funktion nicht verfügbar⁴.

Pages am Mac

In Pages ziehst du das PNG einfach aus dem Finder an die gewünschte Stelle im Dokument. Im Bereich Anordnen in der Seitenleiste stellst du ein, wie Text das Bild umfließt. Für eine Unterschrift über der Namenszeile wählst du, dass der Text nicht ausweicht. Transparente PNGs bleiben in Pages transparent, auch beim Export als PDF.

Ist eine eingefügte Unterschrift rechtsgültig?

Kommt darauf an, welche Form das Gesetz verlangt. Die allermeisten Verträge und Erklärungen sind formfrei, dort zählt, dass du zustimmst, nicht wie. Für einige Fälle schreibt das Gesetz aber eine bestimmte Form vor:

• Schriftform: Die Urkunde muss vom Aussteller „eigenhändig durch Namensunterschrift“ unterzeichnet werden⁵. Ein eingefügtes Bild ist nicht eigenhändig.
• Elektronische Form: Sie ersetzt die Schriftform nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES)⁶. Dafür brauchst du ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, ein Bild reicht nicht.
• Textform: Hier genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der du als Person genannt bist⁷. E-Mail und PDF reichen, mit oder ohne Unterschriftsbild.

Die Bundesnetzagentur unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Nur die qualifizierte „erfüllt die Schriftform und ist somit der händischen Unterschrift … gleichgestellt“⁸. Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist eine einfache elektronische Signatur. Ein Word-Dokument mit eingefügtem Unterschriftsbild ist deshalb ein ordentlich aussehendes Schreiben, aber kein unterschriebenes Original. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, druckst du aus und unterschreibst mit Kuli.

Wichtig: Eine digitalisierte Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Typische Fälle mit Schriftform sind die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, die Bürgschaftserklärung einer Privatperson und die Kündigung eines Wohnungsmietvertrags. Im Zweifel frag die Stelle, an die das Dokument geht. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie füge ich eine Unterschrift in Word ohne weißen Hintergrund ein?

Nimm ein PNG mit transparentem Hintergrund und setz den Textumbruch auf „Vor den Text“. Ein JPG oder ein normales Foto hat immer einen weißen oder grauen Kasten.

Wie kann ich die Unterschrift in Word speichern, damit ich sie wiederverwenden kann?

Markiere Bild und Namen, dann Einfügen, Schnellbausteine, „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“ und als Katalog AutoText wählen. Danach holst du sie über Einfügen, Schnellbausteine, AutoText zurück.

Kann ich in Word mit der Maus unterschreiben?

Auf Geräten mit Touchscreen oder Stift bietet Word ein Zeichnen-Register. Mit der Maus sieht es selten wie eine echte Unterschrift aus. Besser ist ein Foto deiner Unterschrift auf Papier, freigestellt als PNG.

Ist die Signaturzeile in Word eine echte digitale Signatur?

Nein. Die Signaturzeile ist eine Linie mit Feldern für Name und Titel, die zeigt, wo unterschrieben werden soll. Sie ist eine Vorlage, keine Unterschrift.

Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?

Für formfreie Erklärungen und alles in Textform ja, als einfache elektronische Signatur. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags, reicht sie nicht. Dort brauchst du eine Unterschrift mit Kuli auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Quellen

1. 1Microsoft: Einfügen einer Signatur in ein Word-Dokument (support.microsoft.com)
2. 2Microsoft: Hinzufügen einer Signaturzeile (support.microsoft.com)
3. 3Google Docs Hilfe: Zeichnungen einfügen (support.google.com)
4. 4Google Docs Hilfe: Dokumente mit E-Signatur unterzeichnen (support.google.com)
5. 5§ 126 BGB, Schriftform (gesetze-im-internet.de)
6. 6§ 126a BGB, Elektronische Form (gesetze-im-internet.de)
7. 7§ 126b BGB, Textform (gesetze-im-internet.de)
8. 8Bundesnetzagentur: Häufige Fragen zu elektronischen Vertrauensdiensten (elektronische-vertrauensdienste.de)