Handschriftliche Unterschrift in die E-Mail-Signatur: Outlook, Gmail, Apple Mail

Eine handschriftliche Unterschrift unter der Mail wirkt persönlicher als ein getippter Gruß, gerade bei Angeboten, Bewerbungen oder in kleinen Firmen. Technisch ist es ein kleines Bild in deiner E-Mail-Signatur. Hier steht, wie groß es sein sollte und wie du es in Outlook, Gmail und Apple Mail einbaust. Und bei welchen Programmen es nicht geht.

Das richtige Bild für die E-Mail-Signatur

• Format: PNG mit transparentem Hintergrund, damit kein weißer Kasten auf farbigem oder dunklem Hintergrund erscheint.
• Größe: Für die ganze Signatur nennen Anbieter von Signatur-Software 300 bis 600 Pixel Breite¹. Für die Unterschrift allein reichen etwa 200 bis 300 Pixel Breite in der Anzeige.
• Dateigröße: möglichst unter 100 KB¹. Eine Unterschrift als PNG liegt meist weit darunter.
• Dunkler Modus: Schwarze Tinte auf transparentem Hintergrund ist im Dark Mode mancher Programme schlecht zu sehen. Schick dir nach dem Einrichten eine Testmail und schau sie dir auch im dunklen Modus an.

Outlook

Outlook gibt es in drei Varianten, die sich in den Menüs unterscheiden².

Neues Outlook für Windows und Outlook im Web

1. Einstellungen (Zahnrad) > Konten > Signaturen öffnen.
2. Neue Signatur anlegen und einen Namen vergeben.
3. Grußformel und Namen tippen, dann über das Bildsymbol in der Symbolleiste über dem Textfeld dein PNG einfügen.
4. Festlegen, ob die Signatur bei neuen Nachrichten und bei Antworten automatisch erscheint, und speichern.

Klassisches Outlook für Windows

1. Eine neue E-Mail öffnen.
2. Im Register Nachricht auf Signatur > Signaturen klicken.
3. Neu wählen, Text eingeben und über die Bildtaste im Editor das PNG einfügen.
4. Rechts die Standardsignatur für neue Nachrichten und Antworten wählen, mit OK bestätigen.

Im klassischen Outlook wird das Bild in die Mail eingebettet. Manche Empfänger sehen es deshalb als Anhang. Halte das Bild klein, dann fällt das kaum auf.

Gmail

1. Oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Alle Einstellungen aufrufen klicken.
2. Im Tab Allgemein nach unten zum Abschnitt Signatur scrollen und eine neue Signatur erstellen.
3. Text eingeben und über das Bildsymbol im Signatur-Editor dein Bild einfügen.
4. Ganz unten Änderungen speichern klicken³.

Eine Signatur darf in Gmail höchstens 10.000 Zeichen haben, und laut Google wird ein Bild auf diese Grenze angerechnet³. Ein kleines PNG ist deshalb besser als ein großes Foto.

Apple Mail am Mac

1. Mail > Einstellungen > Signaturen öffnen.
2. Links das Konto wählen und unten mit der Plus-Taste eine Signatur hinzufügen.
3. Text eingeben und das PNG aus dem Finder direkt in die Vorschau rechts ziehen⁴.
4. Unten im Auswahlmenü festlegen, welche Signatur automatisch eingefügt wird.

iPhone und iPad

In der Mail-App auf dem iPhone legst du die Signatur unter Einstellungen > Mail > Signatur an, in neueren iOS-Versionen unter Einstellungen > Apps > Mail. Dort ist aber nur Text vorgesehen, Bilder kannst du nicht einfügen. Es gibt Umwege über Kopieren und Einfügen aus einer Mail, die aber nicht zuverlässig funktionieren.

WEB.DE und GMX

Bei WEB.DE und GMX findest du die Signatur im Webmail über dein Profilsymbol > E-Mail-Einstellungen > E-Mail schreiben > Signatur⁵⁶. Die Hilfeseiten beider Anbieter beschreiben nur Signaturen aus Text mit höchstens 500 Zeichen. Ein Unterschriftsbild ist dort nicht vorgesehen. Wenn du die Mails in Outlook, Apple Mail oder Thunderbird abrufst, legst du die Signatur dort an, dann geht es auch mit Bild.

Ist eine eingefügte Unterschrift rechtsgültig?

Kommt darauf an, welche Form das Gesetz verlangt. Die allermeisten Verträge und Erklärungen sind formfrei, dort zählt, dass du zustimmst, nicht wie. Für einige Fälle schreibt das Gesetz aber eine bestimmte Form vor:

• Schriftform: Die Urkunde muss vom Aussteller „eigenhändig durch Namensunterschrift“ unterzeichnet werden⁷. Ein eingefügtes Bild ist nicht eigenhändig.
• Elektronische Form: Sie ersetzt die Schriftform nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES)⁸. Dafür brauchst du ein qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, ein Bild reicht nicht.
• Textform: Hier genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der du als Person genannt bist⁹. E-Mail und PDF reichen, mit oder ohne Unterschriftsbild.

Die Bundesnetzagentur unterscheidet drei Stufen der elektronischen Signatur: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Nur die qualifizierte „erfüllt die Schriftform und ist somit der händischen Unterschrift … gleichgestellt“¹⁰. Ein eingefügtes Unterschriftsbild ist eine einfache elektronische Signatur. Eine E-Mail erfüllt die Textform übrigens schon mit deinem getippten Namen. Das Bild der Unterschrift macht sie persönlicher, aber nicht verbindlicher.

Wichtig: Eine digitalisierte Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Typische Fälle mit Schriftform sind die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, die Bürgschaftserklärung einer Privatperson und die Kündigung eines Wohnungsmietvertrags. Im Zweifel frag die Stelle, an die das Dokument geht. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie groß sollte eine Unterschrift in der E-Mail-Signatur sein?

Etwa 200 bis 300 Pixel breit in der Anzeige und deutlich unter 100 KB. Ein PNG mit transparentem Hintergrund passt sich jedem Hintergrund an.

Warum wird meine Unterschrift in der E-Mail als Anhang angezeigt?

Manche Programme, etwa das klassische Outlook, betten Bilder in die Mail ein. Einige Empfänger-Programme zeigen solche Bilder dann zusätzlich als Anhang. Ein kleines Bild fällt dabei weniger auf.

Kann ich am iPhone eine Unterschrift als Bild in die Signatur einfügen?

In der Mail-App von Apple nicht zuverlässig. Die Signatur-Einstellung auf dem iPhone ist für Text gedacht.

Ist eine E-Mail mit eingefügter Unterschrift rechtsgültig?

Eine E-Mail erfüllt die Textform, dafür reicht schon dein getippter Name. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht weder die Mail noch ein Bild der Unterschrift. Dann brauchst du Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Kann ich bei WEB.DE oder GMX ein Bild in die Signatur einfügen?

Die Hilfeseiten beider Anbieter beschreiben nur Text-Signaturen mit bis zu 500 Zeichen. Mit einem Programm wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird kannst du für dieselbe Adresse eine Signatur mit Bild anlegen.

Quellen

1. 1mail-signatures.com: Die beste Größe für eine E-Mail-Signatur (mail-signatures.com)
2. 2Microsoft: E-Mail-Signatur in Outlook erstellen und ändern (support.microsoft.com)
3. 3Gmail Hilfe: Signatur erstellen (support.google.com)
4. 4Apple: Signaturen in Mail auf dem Mac (support.apple.com)
5. 5WEB.DE Hilfe: Signatur anlegen (hilfe.web.de)
6. 6GMX Hilfe: Signatur anlegen (hilfe.gmx.net)
7. 7§ 126 BGB, Schriftform (gesetze-im-internet.de)
8. 8§ 126a BGB, Elektronische Form (gesetze-im-internet.de)
9. 9§ 126b BGB, Textform (gesetze-im-internet.de)
10. 10Bundesnetzagentur: Häufige Fragen zu elektronischen Vertrauensdiensten (elektronische-vertrauensdienste.de)